Nykyisellään ZIP-tiedosto ei ole kirjanpidossa tarkastuskelpoinen, sillä kansioiden numerointi ei vastaa tositenumeroita. Kirjanpitoaineiston varmuuskopiointi omalle koneelle olisi huomattavasti selkeämpää, jos tiedostot olisi nimetty suoraan tositenumeroiden mukaan.

Tiedostot nimetään tällä hetkellä järjestelmässä tapahtumalokin tallennuspäivän, ei tositteen päivämäärän mukaan. Jos esimerkiksi tammikuun kirjanpito lisätään helmikuussa, tiedostot saavat väärän kuukauden ja päivän. Tämän vuoksi ZIP-tiedosto ei ole tarkastuskelpoinen edes päivämäärän osalta.

Muutostoiveet:

Nimeämislogiikka: Tiedostonimen on perustuttava suoraan tositteen tietoihin.

Formaatti: Tositenumero_Selite_Päivämäärä.pdf

Esimerkki: 260317-1_Myyntilasku1020_15-01-2026.pdf

Kansiorakenne: Aineiston tulee jäsentyä automaattisesti loogisiin kansioihin tositteen päivämäärän mukaan:

Rakenne: Vuosi > Kuukausi > Tiedosto

Esimerkki: 2026 > 01_Tammikuu_2026 > 260317-1_Myyntilasku1020_15-01-2026.pdf

Muutos varmistaa aineiston eheyden ja tarkastuskelpoisuuden. Oikea nimeäminen ja kansiorakenne takaavat, että varmuuskopio vastaa kaikilta osin pääkirjaa.